Facilidades y Horarios

El Archivo Luis Muñoz Marín está localizado en Trujillo Alto en un edificio equipado con un complejo equipo de almacenaje de materiales y control ambiental necesarios para la preservación y conservación a largo plazo de tan valiosos documentos. El Archivo--diseñado por la firma de arquitectos Sierra, Cardona y Ferrer y ganador de premio por excelencia en diseño del Capítulo de Puerto Rico del American Institute of Architects--sirve de ejemplo para otros museos y archivos en el Caribe y Latinoamérica. El Archivo ofrece servicios de lunes a viernes de 8:00 A.M. a 4:30 P.M.

Información y Servicios

Los usuarios que deseen llevar a cabo investigaciones utilizando los materiales del Archivo Luis Muñoz Marín, deberán solicitar la ayuda de los archiveros informándoles sobre su tema de investigación. De acuerdo con esta información, los archiveros procederán a indicarles qué fondos documentales hay relacionados con dicho tema.

Para facilitar su proceso de investigación, los archiveros ofrecen los siguientes servicios:

• Información sobre fondos documentales
• Asistencia en la localización y uso de materiales
• Asistencia técnica relacionada con fondos documentales y material publicado sobre Luis Muñoz Marín a investigadores ya sea por visita a la Fundación llamada telefónica o por comunicación escrita
• Duplicación de materiales
• Literatura informativa y listas de materiales disponibles
• Asistencia en el manejo del equipo para material audiovisual

Los archiveros y otros empleados de la Fundación Luis Muñoz Marín no ofrecen los siguientes servicios:

• Investigación extensiva especializada o evaluativa
• Selección de materiales para investigación o duplicación
• Tasación de colecciones o documentos
• Revisión o critica de manuscritos o documentos de investigación

Los archiveros contestarán preguntas específicas por llamada telefónica, correo y facsímil, si Ia información deseada es razonablemente breve. No se proveerá el servicio de investigación extensiva sobre temas muy generales o abarcadores. De ser recomendable, los archiveros comunicarán al solicitante que deba visitar las facilidades.

Favor de dirigir las solicitudes de información por correo a:

Personal del Archivo Luis Muñoz Marín
Fundación Luis Muñoz Marín
Ruta Rural 2 / Apartado 5
San Juan de Puerto Rico 00926-9719

Solicitudes por teléfono deben hacerse llamando al: 755-4506

Este catálogo sirve como el recurso inicial para el proceso de investigación. Provee una lista amplia de los materiales disponibles y contiene información y reglas sobre el uso del Archivo Luis Muñoz Marín y acceso a las colecciones. Al visitar las facilidades del Archivo, el investigador encontrará otros recursos y materiales para la investigación detallada. Los materiales disponibles, donde se encuentra desglosado el contenido de las colecciones, incluyen:

Inventarios: En éstos se encuentran clasificados todos los documentos que corresponden a la trayectoria política de Luis Muñoz Marín, a saber: correspondencia, informes, material impreso, estadísticas. También hay documentación sobre los antecedentes familiares del prócer.

Catálogos: La colección de películas que comprenden la Filmoteca Luis Muñoz Marín queda recogida en un catálogo que describe detalladamente las condiciones de las cintas, la duración de la película y otra información relacionada.

Ficheros: Los periódicos están indicados en un fichero en donde aparecen los títulos y fechas de los mismos. Un resumen del contenido de las entrevistas grabadas del Proyecto de Historia Oral, se encuentra igualmente recogido en fichas individuales que corresponden a cada una de las personas entrevistadas. Cada ficha indica la fecha y la duración de la entrevista. Una vez consultados los inventarios, catálogos o ficheros el usuario completará un formulario (ver anejos) donde solicite la documentación interesada. Con este formulario el archivero procede a la localización de la documentación.

Normas de Uso

1. Los documentos y materiales históricos guardados en el Archivo Luis Muñoz Marín representan un recurso único y valioso. Con el establecimiento e implantación de las siguientes normas de uso para la investigación, la Fundación Luis Muñoz Marín cumple con su responsabilidad de preservar los mismos para la posteridad.

2. Se atenderán los pedidos de documentos desde las 8:00 a.m. hasta las 3:45 p.m.

3. Los pedidos de documentos o de cualquier otro material se formularán mediante el impreso o papeletas destinadas al efecto.

4. Toda persona interesada en consultar los fondos y materiales de este Archivo deberá llenar el formulario "Registro" y acreditar su identidad mediante la presentación de documentación fehaciente.

5. Se mantendrá un libro Registro de Usuarios, en donde éstos proveerán la información allí requerida.

6. La introducción, en la Sala de Consulta, de bultos, libros, carteras, maletines, paquetes, cartapacios, portafolios e instrumentos cortantes queda prohibida. Todo ello, antes de entrar el usuario, quedará depositado en un lugar destinado al efecto y señalado por el archivero.

7. En la Sala de Consulta no se permitirán tertulias, reuniones o conferencias que distraigan la atención de los usuarios, quienes tendrán prioridad para su uso.

8. Para la protección de los fondos del Archivo no está permitido a los usuarios, personal y visitantes fumar, consumir bebidas o alimentos en las salas de consultas ni en las áreas de almacenaje de documentos.

9. Para proteger y garantizar la integridad de los fondos documentales del Archivo, se regulará el préstamo de los materiales de la siguiente forma:

• Hasta un máximo de una caja de documentación, periódicos o fotografías
• Dos películas por consulta
• Una cinta magnetofónica por consulta
• Las cintas correspondientes a una entrevista de historia oral

10. De ser recomendable por instrucciones de la dirección ejecutiva y/o a base de su experiencia y juicio profesional, los encargados del Archivo podrán variar esta norma al momento de proveerle el servicio a los usuarios. A tales efectos y de acuerdo con la experiencia, el archivero a cargo determinará el número de materiales que simultáneamente se hará disponible a cada investigador.

11. El archivero entregará al usuario los materiales documentales en la Sala de Consulta. El usario comunicará al archivero en turno las dudas que le surjan sobre el material documental. Se prohíbe la salida de la Sala de Consulta con la documentación que se está consultando. Una vez termine, al archivero, quien tendrá a su cargo la remoción de de material documental de la Sala.

12. Los documentos, fotografías, mapas, material audiovisual ni ningún otro material del Archivo podrá retirarse de su sede sin la autorización del Director del Archivo, refrendada por la dirección ejecutiva.

13. Se prohíbe el acceso por parte de los usuarios a las áreas de almacenaje o depósito de documentos. Cuando exista una razón justificada para visitar una de esta áreas, se requerirá el permiso expreso del Director Ejecutivo o el archivero a cargo y siempre se hará en compañía de un empleado de la Institución.

14. Se prohíbe colocar sobre los documentos o material que se consulta, la tarjeta en que se escribe. Asimismo, queda prohibido escribir, borrar, hacer marcas o señas o alterar el orden de los documentos que se consulten.

15. Será responsabilidad del usuario velar por la conservación del material que utilice, así como informar al Archivero a cargo cualquier rotura que note o que ocurra mientras el material esté bajo su responsabilidad.

16. El Archivo Luis Muñoz Marín se reserva el derecho de determinar qué documentos, por razón de su condición física o por motivos de seguridad, no podrán ser consultados.

17. El Director podrá retirar a cualquier usuario los privilegios de usos del Archivo, por violación a cualquiera de estas normas o por otra causa justificada. La persona afectada adversamente tendrá derecho a recurrir ante la Junta de Directores, la cual tendrá discreción absoluta para emitir su juicio, que será final e inapelable.

Accesibilidad de Materiales

La Fundación Luis Muñoz Marín entiende que es su responsabilidad primaria el propiciar la accesibilidad de estos fondos documentales para que los investigadores y estudiosos puedan conocer su contenido, a fin de enriquecer sus conocimientos y sustentar las conclusiones de sus estudios. Para hacer esto posible se procederá a la organización del Archivo de acuerdo con las normas archivísticas generalmente establecidas y aceptadas, de manera que se respete la integridad y ordenación original de los materiales, se recreen cuando se hayan perdido o variado, se consigne su contenido en los inventarios que corresponda levantar y se asegure su conservación.

Todo documento que ha sido clasificado por los archiveros debe estar accesible a los investigadores, siguiendo aquellas pautas que la Junta de Directores y el director del Archivo establezcan. La dirección del Archivo, con el asesoramiento que juzgue pertinente, diseñará y efectuará los inventarios necesarios y establecerá las secciones o divisiones principales en que deben agruparse los fondos para su mejor manejo y su adecuado control, respondiendo a las actividades que le dieron origen.

A medida que las secciones se hayan ordenado e inventariado, estarán accesible a los investigadores, bajo los controles establecidos por la dirección. En los casos en que sea posible, los usuarios utilizarán preferiblemente micropelículas, fotocopias y otras reproducciones para evitar el manejo y deterioro de originales frágiles, raros o de especial valor histórico o estético. La clasificación y ordenamiento de los documentos íntimos o confidenciales de don Luis Muñoz Marín tendrá la más alta prioridad. La fecha para su divulgación obligatoria será veinte años después de la fecha del origen del documento.

El proceso de clasificar y proteger material archivístico es laborioso y conlleva, entre otras actividades, el ordenamiento, descripción, revisión y preservación de documentos y materiales delicados. El acceso a las colecciones no será permitido hasta que se haya completado este proceso y esté disponible un inventario o guía de acceso. Ya sea porque algún documento o documentos se encuentran como parte de una exhibición, o por hallarse en proceso de restauración, el investigador no tendrá acceso a dicho material por un período de tiempo determinado.

El Archivo Luis Muñoz Marín no actúa como agente o intermediario para obtener autorización para el uso de colecciones con restricciones. Las colecciones cerradas no están normalmente disponibles para investigación. Las razones varían dependiendo si el material ha sido procesado por el personal del Archivo hasta estar en condiciones propicias para su uso. Debe consultarse al personal de referencia para determinar las razones por las cuales una colección ha sido cerrada o ha tenido cambios en su estado o condición.

Reproducción de Material

Documentos: El servicio de reproducciones y fotocopias está disponible por medio de cuotas fijadas por la administración. Debe consultarse al personal de referencia sobre los precios corrientes. Dichas cuotas pueden pagarse durante el procesamiento de las órdenes. El Archivo se reserva el derecho de negarse a procesar órdenes para aquellos investigadores que tengan deudas sobresalientes con Ia Fundación Luis Muñoz Marín. Se dará prioridad a órdenes hechas con cita sobre aquellas hechas por correo para la misma fecha. Las órdenes por correo que incluyan más de 200 páginas podrán ser retrasadas o rechazadas. Los miembros del personal de referencia no seleccionan los documentos para reproducción.

Las órdenes de fotocopias por correo serán enviadas por correo general. Se podrán hacer otros arreglos de envío al costo del investigador. El Archivo no asumirá responsabilidad por daños o pérdidas de órdenes en la Oficina de Correo u otros portadores. No existe garantía expresada o implicada sobre la calidad de reproducción más allá de proveer la mejor reproducción posible utilizando el equipo disponible. A menos que ocurra un error por parte del personal, no se aceptarán devoluciones ni se harán reembolsos. Reproducción total o parcial de tesis: Las tesis habrán de reproducirse parcial o totalmente sólo en casos de mediar una autorización escrita de parte del autor de la tesis dirigida a los archivos de la Fundación Luis Muñoz Marín.

Colección Audiovisual: La Filmoteca Luis Muñoz Marín no posee los derechos de la mayoría de los materiales fílmicos acopiados. Por tal motivo se restringe la reproducción del material sin un permiso escrito otorgado al investigador por la compañía o entidad que posea los derechos.

El Archivo Luis Muñoz Marín proveerá al usuario, de ser requerida, una lista de las compañías o entidades de donde se obtuvo el material fílmico. Ningún miembro de la Fundación Luis Muñoz Marín podrá actuar como agente o intermediario para obtener el permiso requerido. Aunque la mayoría de nuestras copias matrices se encuentran en formato de 3/4", conservamos algunos originales en 16 milímetros. La reproducción de estos materiales se permitirá solo si se encuentran en buenas condiciones físicas. La reproducción se ofrece exclusivamente en formato de 3/4" o 1/2 ". Para evitar el deterioro de los materiales originales, sólo se hará una copia del pietaje por cliente.

El servicio de reproducción de material fílmico está disponible por medio de cuotas fijadas por la administración. Debe consultarse al personal de referencia sobre los precios corrientes. Las instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico tendrán una tarifa especial para la adquisición de los materiales fílmicos. Las órdenes se especificarán en una hoja de pedido que debe ser debidamente completada. Las reproducciones se realizarán en un período mínimo de cinco (5) días laborables. Los medios de comunicaciones podrán recibir a manera de préstamo copias de materiales fílmicos que sean de dominio público para sus trabajos informativos y periodísticos. Los mismos no tendrán costo alguno mientras se le dé crédito de la utilización de los materiales, tanto de audio como de vídeo, como cortesía de la Fundación Luis Muñoz Marín. Estos materiales serán devueltos al Archivo en un plazo de 48 horas.

Las reproducciones que no sean satisfactorias pueden ser devueltas en 30 días para reemplazo. Sólo se honrará la copia si el error estuviese en el proceso de reproducción del material fílmico. No se aceptarán devoluciones si, a nuestro juicio, los defectos corresponden a las condiciones del material original.

Derechos de Autor

La Ley de Derechos de Autor de los Estados Unidos (Title 17, United States Code) regula cómo se pueden reproducir fotocopias o un material que esté protegido por la misma. Bajo ciertas condiciones que se especifican en la ley, la Fundación Luis Muñoz Marín está autorizada a brindar una fotocopia o reproducción de un material protegido por ésta. Una de las condiciones que se especifica en la ley es que la fotocopia o reproducción del material no se utilice para un propósito que no sea el de estudio privado, académico o de investigación. Si un usuario solicita, o luego utiliza, una fotocopia o reproducción para un propósito distinto al establecido, ese usuario puede ser responsable legalmente por violar un derecho de autor. Esta institución se reserva el derecho de rehusarse a aceptar una orden de fotocopiar, si a su juicio, al aceptarla, violaría la Ley de Derechos de Autor (C.O. REGS., Sec. 201.14 (B). La Ley de Derechos de Autor también protege cualquier trabajo no publicado desde el momento en que se produce de manera tangible.

Fotocopiar o reproducir cualquier documento que pertenezca al Archivo Luis Muñoz Marín sin la autorización de la Fundación Luis Muñoz Marín está prohibido por ley.

Donaciones y Adquisiciones

El Archivo Luis Muñoz Marín acepta donaciones de material archivístico conservado por personas o entidades que Ia dirección de la Fundación y el Comité de Archivos consideren que promuevan los propósitos de Ia Fundación. Toda donación debe ser acompañada por un Acuerdo de Donación entre el donante y la Fundación Luis Muñoz Marín.

El donante deberá ceder todos los derechos que posee sobre el material donado a la Fundación Luis Muñoz Marín. Los materiales documentales donados estarán regidos por las normas que gobiernan la colección del Archivo Luis Muñoz Marín. El Comité de Archivo tiene la autoridad para recomendar a la Junta de Directores la adquisición de material o colecciones documentales. El Archivo no recibirá donaciones cuyas condiciones contravengan las normas y propósitos fundamentales de la Fundación Luis Muñoz Marín.

Prestamo de Materiales

Documentos y Objetos - La Fundación Luis Muñoz Marín realizará préstamos de materiales documentales, así como objetos personales de don Luis Muñoz Marín u otra memorabilia, fuera de la institución solo para fines de exhibiciones o exposiciones. Dicho préstamo debe tramitarse a través de correspondencia al Director Ejecutivo para que a su vez informe a la Junta de Directores de la Fundación, quien está facultada para emitir el permiso. La petición formal para el préstamo de estos materiales deberá ser radicada por medio de instituciones solamente y no por personas en su carácter individual. Los materiales entregados en calidad de préstamo deberán ser cubiertos por un seguro, tramitado por la institución solicitante, desde el momento de su salida de la Fundación hasta su regreso a esta institución. El periodo máximo para el préstamo de estos materiales es de 60 días. Este periodo de tiempo puede ser ampliado a discreción de la Junta de Directores.

Material Audiovisual

Fílmicos - La Fundación Luis Muñoz Marín realiza préstamos de material fílmico a instituciones e individuos que así lo soliciten. La solicitud puede ser a través de correo o en persona, ya que la Fundación provee una solicitud para el material audiovisual. El préstamo de material fílmico se circunscribe a copias disponibles en formato de 1/2 pulgadas (VHS) o de 3/4 pulgadas. No todo el material fílmico se encuentra en este formato, así que se limita la selección del material. El período máximo para el préstamo de estos materiales será de 7 días. Los medios televisivos podrán recibir a manera de préstamo copias de materiales fílmicos que sean de dominio público para sus trabajos informativos y periodísticos. Los mismos no tendrán costo alguno mientras se le dé crédito de la utilización del pietaje como cortesía de la Fundación Luis Munoz Marín. Estos materiales serán devueltos al Archivo en un plazo de 48 horas.

Fotografías

La Fundación no posee los recursos para realizar reproducciones fotográficas. Por tal razón, las personas que les interesen deberán traer consigo el equipo fotográfico necesario para obtener dicha copia. La Fundación no realizará gestiones para la reproducción de materiales fotográficos para segundas personas.

El material fotográfico que posee el Archivo Luis Muñoz Marín es único y valioso. Por esta razón no se permite la salida de estos materiales fuera de la institución. En el caso de que sea irremediable el préstamo de las fotografías, se le hará la petición al Director del Archivo para que determine si es viable o no el préstamo.

Cita de Material Histórico

Aunque el Archivo Luis Muñoz Marín no requiere una regla fija para citar los materiales históricos utilizados por el investigador, es importante que dichas citas claramente indiquen la localización de dichos materiales. De esta forma se ayudará a los investigadores y otros usuarios que deseen usar los materiales nuevamente y a los archiveros que son confrontados con materiales citados en los trabajos publicados.

Al citarse se debe identificar completamente el documento particular suscribiendo el título del documento, en el caso de una correspondencia el nombre del remitente y el destinatario, fecha, nombre del repositorio (Fundación Luis Muñoz Marín/Archivo Luis Muñoz Marín), la sección, serie, sub serie y cualquiera otra categoría en el esquema organizativo, caja, cartapacio y documento. Estas citas deberán ser lo más cercanas posibles a los títulos y términos contenidos en el esquema organizativo que se encuentra en esta publicación.

Los ejemplos a continuación muestran la información a ser incluidas en notas al calce en varios tipos de documentación a citar. Cabe recordar que luego de la primera mención de la colección o repositorio se pueden utilizar abreviaturas. (Ejem. Fundación Luis Muñoz Marín/Archivo Luis Muñoz Marín - FLMM/ALMM).

Carta de Luis Muñoz Rivera a José de Diego, 3 de julio de 1911. Fundación Luis Muñoz Marín/Archivo Luis Muñoz Marín. Sección II, Sub Sección 1, Serie 2 , Sub Serie 2, caja 2, cartapacio 14, documento 1.

Entrevista de historia oral a Gustavo Agrait, 25 de enero de 1984. FLMM/ALMM. Cassette 1.

The Preservation of the Cultural Heritage of Puerto Rico. por A. Miles, 18 de noviembre de 1954. FLMM/ALMM. Sección V, Serie 17, Sub Serie 8, caja 21, cartapacio 64, documento 9.

Insular Leper Colony Progress Summary Chart. 1945. FLMM/ALMM. Sección IV, Serie 2, Sub Serie 8, Sub Sub Serie 8-E, caja 8, cartapacio 2, documento 4b.

Documental Los primeros 6 años del Estado Libre Asociado. 1958. FLMM/ALMM. Sección XII, Serie 1, Sub Serie 1, FLMM #39.

Política Editorial

En su función editorial, la Fundación Luis Muñoz Marín estimula la reflexión, el análisis y la crítica en torno a la obra de la generación de Luis Muñoz Marín que condujo a la modernización del País en torno a las instituciones y procesos sociales, políticos y económicos que entonces tuvieron lugar y, en general, en torno a las realidades de nuestra sociedad puertorriqueña. Las personas que interesen someter sus manuscritos para ser evaluados para su publicación deberán someter una petición escrita dirigida al Presidente de la Junta de Directores y dos (2) copias del manuscrito.

La Fundación Luis Muñoz Marín no se compremete, sin embargo, ni hace suya, ni endosa, las particulares posturas de los autores cuyas obras publica.